Quais as vantagens de utilizar um sistema de gestão para agências de viagens? Se você acompanha os conteúdos que disponibilizamos por aqui toda semana, deve ter notado que sempre abordamos temas intrinsicamente ligados ao universo digital. E isso, claro, não é por acaso.

Nos últimos anos, o mercado turístico vem sofrendo uma verdadeira revolução tecnológica, o que se deve principalmente, entre vários fatores, a mudança no comportamento do consumidor.

A boa noticia é que a atual transformação digital vivenciada pelas empresas de turismo (e praticamente todos os segmentos econômicos) também está acessível aos pequenos e médios negócios através de ferramentas simples e fáceis de utilizar.

Quer um exemplo? O WhatsApp Business é atualmente, uma ferramenta de ouro para se fazer um bom Marketing de Relacionamento. E de forma totalmente gratuita (Só no Brasil o app conta atualmente com 120 milhões de usuários ativos/mês).

Leia mais: Aprenda a utilizar o WhatsApp como ferramenta de Marketing para agências de viagens.

Também podemos citar ferramentas como o Mailchimp, que permite criar campanhas de email marketing personalizadas para até 1.000 usuários por mês (gratuitamente); e o Canva, famoso app de design onde é possível criar os mais variados tipos de conteúdos para a internet — também de forma gratuita.

Dessa forma, não é preciso ser um grande player do mercado para surfar na onda da digitalização do turismo. Entretanto, temos que ser sinceros: antes de começar a explorar outros tipos de ferramentas, é preciso investir no básico: um bom sistema de gestão.

Por quê utilizar um sistema de gestão para agências de viagem?

São diversas as atribuições do gestor de uma agência de turismo. Controlar as vendas, gerenciar processos, ter atenção a pagamentos de fornecedores, analisar relatórios, prospectar novos clientes, criar novas estratégias de negócios… Ufa! A lista é realmente interminável.

E cá entre nós, controlar tudo isso somente com o uso de agendas ou planilhas de excel, não parece a forma mais inteligente e eficiente para o seu negócio.

Por isso, é imprescindível que esse tipo de ferramenta esteja presente no dia a dia da sua agência. Elas automatizam processos, centralizam informações, reduzem as chances de erro e ainda auxiliam no controle financeiro e gestão dos serviços.

Por fim, existe também a incrível oportunidade de mensuração dos dados que são gerados em toda a operação da sua agência de turismo, possibilitando avaliar, de maneira objetiva, se a sua estratégia está avançando na direção correta ou se é preciso realizar mudanças em alguma etapa.

A seguir, apresentamos 5 vantagens de utilizar um sistema de gestão para agências de viagens.

1. Organização dos processos

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Uma das principais vantagens de se utilizar um sistema de gestão na sua agência de turismo é ter o auxilio valioso na organização e automação de processos.

Pense comigo: quanto menos tempo você gasta em processos trabalhosos que podem ser automatizados, mais tempo terá para pensar em novas estratégias para o seu negócio alcançar melhores resultados.

Esses processos envolvem desde ter que registrar uma reserva em uma agenda ou caderno de papel, vasculhar conversas e conversas no WhatsApp ou e-mail em busca de informações do cliente, controlar recebimentos e contas a pagar até uma simples emissão de voucher — que muitas agências ainda fazem de forma manual.

Um sistema centraliza todos esses processos em um único lugar, organiza as informações, oferece uma visão geral da operação e por conseguinte, aumenta de forma considerável a produtividade da sua agência.

2. Controle de informações dos clientes

E por falar em dados, ter informações de quem já comprou (e até mesmo de quem não comprou) na sua agência de viagens é mais do que essencial nesses tempos de digitalização.

Pense comigo: um cliente recorrente chega à sua agência de viagens para ver um próximo destino e na hora de fechar a reserva, o vendedor pede a ele todas as suas informações novamente porque não consegue encontrar as anotações que fez no último atendimento.

Isso não é nada profissional. E vamos lá, chega até a ser constragendor.

Com um sistema de gestão você tem acesso rapidamente não só ao cadastro dos clientes mas também informações valiosas como histórico de compras anteriores, destinos preferidos, canal de vendas utilizado etc. permitindo dessa forma, analisar de maneira mais aprofundada o perfil de cada cliente e com isso, ter mais assertividade no processo de vendas e estratégias de marketing.

3. Mais agilidade no dia a dia

Outra vantagem de adotar um sistema de gestão para agências de viagens é o ganho de agilidade nas tarefas do dia a dia.

Entre as várias funcionalidades oferecidas por esse tipo de ferramenta estão a possibilidade de emissão de vouchers eletrônicos, ordens de serviço, consulta dos serviços do dia, gerenciamento de disponibilidades, plano de comissionamento etc. Muitas agências ainda esses realizam esses processos de forma manual.

Ou seja, um ganho enorme de tempo e praticidade a poucos cliques de distância.

4. Segurança das informações

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O que pode ser pior para uma agência de turismo do que simplesmente perder as informações dos seus clientes? Junto com os serviços reservados, informações de pagamento…?

Você pode até estar pensando: isso nunca aconteceria comigo, sou bastante prevenido (a). Primeiro, faço todos os registros em um bloco de notas no celular e em seguida, numa agenda de papel.

A bem da verdade é que nenhum desses métodos é 100% confiável, já que nada garante que o seu celular sofra alguma pane ou que por algum infortúnio, você acabe perdendo a sua agenda de informações. Já vimos diversos casos desses por aqui…

Por isso, para evitar situações indesejáveis como essas, o melhor mesmo é contar com um sistema de gestão online que garanta o armazenamento de todas as suas informações na nuvem.

Além de permitir o acesso através de qualquer dispositivo conectado à internet, esse tipo de tecnologia mantém a integridade dos seus dados e reduz consideravelmente a chance de erros e fraudes com alterações por terceiros, já que são realizados backups diários que podem ser consultados posteriormente.

5. Mais qualidade nos serviços

Por fim, investir em um sistema de gestão para agências de viagens é a chave para aprimorar sua gestão e com isso, alcançar melhores resultados.

Esse tipo de ferramenta permite ao agente ter uma visão mais analítica do negócio, através de análises de vendas, gerenciamento de disponibilidades, automação de operações, acompanhamento da qualidade dos serviços prestados, relatórios financeiros, contas a pagar e receber etc.

Dessa forma, é indiscutível que a tomada de decisões na sua agência, baseada em informações concretas, será muito mais inteligente.

Conclusão

Não há dúvidas de que o uso da tecnologia favorece e diferencia cada agência de turismo. No entanto, no processo de Transformação Digital do Turismo, muitos empreendedores têm ficado para trás por medo de darem o primeiro passo nessa revolução no mundo dos negócios.

É hora de virar o jogo e dar esse primeiro passo.